Privacyverklaring Koole
Laatst bijgewerkt op: 21-10-2026
Koole is een mobiele applicatie voor de urenregistratie en bijbehorende personeels- en projectadministratie van:
In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij via de app verwerken, waarom wij dat doen, wie deze gegevens kan bekijken en welke rechten u heeft.
1. Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens?
Uw werkgever, Aannemersbedrijf Koole B.V. / Koole Pipeline Services B.V. , is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens voor de eigen uren- en personeelsadministratie.
Voor vragen over uw gegevens en voor privacyverzoeken kunt u terecht bij ons centrale contactpunt:
Bedrijfsnaam: Aannemersbedrijf Koole B.V. Adres: De Hondert Margen 3, 2678 AC, De Lier E-mail: info@koolegrondwerken.nl Telefoon: 0174-523269
2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Afhankelijk van de functies die u gebruikt, verwerken wij de volgende gegevens.
Accountgegevens
Uren en werkzaamheden
Locatiegegevens
De app gebruikt globale locatiegegevens voor urenregistratie en regierapporten.
Locatiegegevens worden verzameld tijdens het registreren van de uren en/of tijdens het registreren van declaraties en/of het registreren van fotomateriaal.
Locatiegegevens worden opgeslagen in de daarvoor aangegeven projecten.
Foto’s
De app verwerkt foto’s die u via de app maakt of uploadt, het vastleggen van uitgevoerde werkzaamheden.
Daarbij verwerken wij ook project, datum, uploader gegevens.
Voeg alleen foto’s toe die nodig zijn voor het betreffende werk. Vermijd onnodige herkenbare personen, identiteitsdocumenten en medische informatie.
Technische gegevens
Voor beveiliging, technisch beheer en/of het oplossen van storingen verwerken wij:
IP-adres, inlogmomenten, besturingssysteem en foutmeldingen
3. Waarvoor gebruiken wij uw gegevens?
Wij gebruiken uw persoonsgegevens, voor zover noodzakelijk, voor:
4. Op welke juridische grondslagen verwerken wij gegevens?
Per doel gebruiken wij de toepasselijke grondslag:
Voor locatiegegevens en foto’s geldt specifiek: De locatie bij de urenregistratie vastleggen t.b.v. urenadministratie en loonbeheer; Fotomateriaal voor uitgevoerd werk toevoegen om de voorgang vast te leggen.
De beperkte verwerking van ziekmeldingen vindt plaats voor zover noodzakelijk voor onze wettelijke verplichtingen en rechten op het gebied van arbeidsrecht en sociale zekerheid. Hiervoor geldt naast de toepasselijke AVG-grondslag de uitzondering voor gezondheidsgegevens van artikel 9 lid 2 onder b AVG, in samenhang met de toepasselijke Nederlandse wetgeving.
Wanneer wij voor een afzonderlijke, vrijwillige functie toestemming vragen, informeren wij u daar apart over. U kunt die toestemming intrekken zonder dat dit gevolgen heeft voor de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.
5. Wie kan uw gegevens bekijken?
Binnen onze organisatie zijn uw gegevens toegankelijk voor bevoegde medewerkers van de administratie en directie, uitsluitend voor zover zij deze nodig hebben voor hun werkzaamheden.
Aannemersbedrijf Koole B.V. en Koole Pipeline Services B.V. werken samen onder één management systeem.
Daarnaast kunnen wij gebruikmaken van de volgende dienstverleners:
Voor zover deze partijen namens ons persoonsgegevens verwerken, sluiten wij een verwerkersovereenkomst met hen. Zij mogen deze gegevens uitsluitend verwerken volgens onze instructies.
Wij verstrekken verder gegevens wanneer dit wettelijk verplicht is of wanneer daarvoor een andere geldige juridische grond bestaat. Wij verkopen uw persoonsgegevens niet.
6. Waar worden uw gegevens verwerkt?
Uw gegevens worden opgeslagen in Nederland bij WEM Shared West-Europe
7. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?
Wij hanteren de volgende bewaartermijnen:
Waar een wettelijke bewaarplicht geldt, bewaren wij de betreffende gegevens gedurende die termijn. Als gegevens aantoonbaar langer nodig zijn voor een concreet juridisch geschil, beperken wij de verdere verwerking tot dat doel.
Na afloop van de toepasselijke termijn verwijderen wij de gegevens of anonimiseren wij deze onomkeerbaar.
8. Hoe beveiligen wij uw gegevens?
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang en onrechtmatig gebruik.
Deze maatregelen omvatten persoonlijke accounts, rolgebonden toegang, versleutelde verbindingen, beveiligingsupdates en back-ups.
9. Apparaatrechten
De app kan toestemming vragen voor toegang tot:
U kunt deze apparaatrechten beheren via de instellingen van uw telefoon. Zonder een bepaalde toegang werkt de urenregistratie, declaratie en fotoregistratie niet.
Een apparaattoestemming is niet automatisch de juridische grondslag voor onze verwerking van persoonsgegevens.
10. Welke privacyrechten heeft u?
Afhankelijk van de verwerking en de wettelijke voorwaarden heeft u recht op:
U kunt een verzoek indienen via info@koolegrondwerken.nl. Wij reageren in beginsel binnen één maand. Als een verlenging wettelijk is toegestaan en nodig is, informeren wij u binnen die eerste maand over de reden en de verlenging.
Om te voorkomen dat wij gegevens aan de verkeerde persoon verstrekken, kunnen wij op een passende manier uw identiteit controleren.
Niet ieder verzoek tot verwijdering kan volledig worden uitgevoerd. Wij kunnen bijvoorbeeld verplicht zijn bepaalde gegevens voor de loonadministratie te bewaren. Wij leggen dan uit welke gegevens wij behouden en waarom.
U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via .
11. Account beëindigen en gegevens verwijderen
Een account wordt verwijdert na uitdiensttreding of in overleg met Aannemersbedrijf Koole B.V.
U kunt een verzoek tot verwijdering van uw account en persoonsgegevens indienen via of op de contactlocatie: De Hondert Margen 3, 2678 AC, De Lier.
Het beëindigen van een account betekent niet automatisch dat alle bijbehorende administratie wordt verwijderd. Gegevens waarvoor nog een wettelijke bewaarplicht of andere geldige grond bestaat, worden gedurende de toepasselijke termijn bewaard.
Het verwijderen van de app van uw telefoon verwijdert uw account en de bij ons opgeslagen gegevens niet.
12. Wijzigingen in deze privacyverklaring
Wij passen deze privacyverklaring aan wanneer onze gegevensverwerking of de toepasselijke regels veranderen.
Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij u via de applicatie.